LECCIÓN 9: ORGANIZACIÓN DE REUNIONES, PARTE 2

Primero veamos este interesante video, 

con recomendaciones para ser un buen coordinador de una reunión: 

Lugares en la mesa de reuniones o negociaciones

El tipo de mesa de una sala de reuniones tiene una gran influencia en el clima y desarrollo de la negociación. Si además sumamos esto al lugar en el que te sientas, los demás se relacionarán contigo de una forma más colaborativa o más agresiva.

Por ejemplo, las personas con poder y los líderes muchas veces se sientan en los extremos de la mesa para que los demás reconozcan su autoridad. Otras veces se sientan en el centro para mantener una relación de igualdad.

Por otro lado, tener ciertas nociones básicas en estos aspectos de protocolo empresarial, te ayuda a saber quién es quién en una reunión, algo fundamental a la hora de negociar acuerdos, contratos, etc.

Sin embargo, muchas personas no tienen claro dónde deben sentarse cuando entran en la sala de reuniones. Otras simplemente toman asiento en el sitio que más les gusta. En ambos casos se pone de manifiesto su desconocimiento en buena educación empresarial.

El tipo de mesa, tu posición en el organigrama o el tipo de reunión condicionan el lugar en donde debes sentarte. Derivado de esto, tu participación será diferente.

Tu ubicación en la mesa

Según el sitio que elijas para sentarte en la mesa, transmitirás a los demás tu disposición a dialogar o no, llegar a acuerdos o no y, por tanto, si la reunión va a ser tensa o distendida.

Es vital que observes dónde se sientan los demás porque te va a indicar si tienen poder de decisión, si están marcando su autoridad o apatía en los temas a tratar.

Disposición a negociar

Cuando las personas se sitúan en ángulo, una al lado de la otra.

Esta posición es la más adecuada para tener negociaciones efectivas porque crean un clima distendido en el que cada uno puede mirar a la otra persona o desviar la mirada a otra parte de la sala para relajar tensiones puntuales que se produzcan durante la exposición de ideas y el debate.

Confrontación 

Cuando los participantes de una reunión se sientan uno en frente del otro, se transmite cierta rivalidad. Es decir, el cara a cara con la mesa por el medio (distanciamiento) da lugar a una situación de competencia y esto podría generar negociaciones en tono agresivo.

Distanciamiento y/o falta de interés 

Es cuando te sientas en el extremo opuesto de la mesa y fuera de la línea visual de la otra parte.

A esta ubicación se la denomina posición independiente en protocolo empresarial. Se transmite a la otra parte distancia y falta de interés en lo que pueda exponer y argumentar. La negociación será complicada.

Cooperación y colaboración

Cuando te sientas al lado de la otra persona, estás indicando que estás dispuesto a cooperar.

Generalmente te sientas así en las fases finales de las negociaciones, en las que ya hay acuerdo y solo quedan pequeños flecos a tratar para cerrar el acuerdo.

En la próxima lección continuaremos con el tema de las reuniones.