LECCIÓN 13: TÉCNICAS DE ARCHIVO (2)

Muchas empresas necesitan urgentemente saber cómo archivar documentos, y así aumentar la productividad y eficiencia de sus procesos de trabajo.

La búsqueda de documentos es uno de los mayores detractores del tiempo en la oficina. 

Como empresa experta en la organización de archivos y la gestión de documentos, queremos darles unos simples consejos para organizar efectivamente su archivo.

Cómo Archivar Documentos en una Empresa

 

1. Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro.

2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente. Esto agiliza la búsqueda de documentos de manera eficaz.

3. Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color. Esto nos permitirá en todo momento identificar a simple vista una categoría de expediente.

4. Los archivadores deben ser enumerados, así como cada una de sus gavetas. Por ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1 al 4, por lo que sus gavetas serían la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.

5. Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo en una hoja electrónica. Esto nos permitirá poder ubicar un expediente desde cualquier computador, y mantener un orden efectivo de nuestros archivos.

6. Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, nuestra recomendación es implementar un sistema de código de barras o de radio frecuencia, lo que dará una trazabilidad más rápida y segura a los documentos.

 

Un archivo ordenado nos permitirá trabajar de forma más efectiva y productiva.

 

Además, cuando se considere necesario por razones de seguridad o espacio, será posible implementar un proceso de custodia documental y de digitalización sin ningún tipo de contratiempo. Este tipo de prácticas ayuda a las empresas a proteger sus documentos de situaciones extremas como desastres naturales.

Si se respetan los procesos de organización, las empresas aprovecharán de una oficina más ordenada. Se facilitará el manejo de información, y se logrará disminuir los tiempos de búsqueda de información.

Ejercicio sugerido: compre un acordeón de archivar y comience a guardar sus documentos organizados de acuerdo a su naturaleza. Esto le ayudará a desarrollar una mentalidad organizada.

Cada empresa asume el sistema de archivo de su conveniencia, pero la idea general es la misma.