LECCIÓN #1: INTRODUCCIÓN

Primero mira este breve video de bienvenida de tu coordinadora del curso de Secretaria Ejecutiva. 

Conceptos Básicos:

¿Qué es una Secretaria Ejecutiva?

Lo primero que debemos poner claro es que una definición no será nunca suficiente para explicar el concepto de Secretaria Ejecutiva. Es una posición de extrema responsabilidad y que requiere toda la confianza de un ejecutivo y las actividades que realice van a depender de la naturaleza del trabajo de dicho  ejecutivo. En muchos casos la Secretaria Ejecutiva recibe la posición de Asistente Ejecutiva.

Te invitamos a entrar al video de más abajo y ver algunas características fundamentales de una buena secretaria o asistente, a cualquier nivel.  La expositora es la experta María Luisa Simón.

Luego de ver este video, veamos el concepto general:

Las Secretarias Ejecutivas son la mano derecha de ejecutivos de cualquier tipo de institución, ya que les proporcionan apoyo directo, gestionan sus agendas y se encargan de sus citas. Además, planifican, organizan, coordinan y controlan todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.

Veamos esto con más detalles:

Les proporcionan apoyo directo: las secretarias ejecutivas, para cumplir con el concepto, deben ser secretarias directas de una sola persona en posición ejecutiva. Es decir, no deben ser utilizadas como secretarias de toda la institución o de un grupo de personas. Sin secretarias con funciones exclusivas para el ejecutivo o la ejecutiva con quien trabaja. Entonces, le servirá de apoyo directo en todas sus funciones a esa persona.  Esto incluye la gestión de sus agendas, función sumamente delicada, y el discreto manejo de sus citas.

Además tienen a su cargo la todo el proceso administrativo de La Oficina del ejecutivo o la ejecutiva con quien trabajan.

Debemos destacar que en algunos lugares se les llama Asistente Ejecutiva, Asistente Corporativa o asistente personal, entre otros términos, aunque algunas teorías establecen diferencias entre estos puestos. 

Funciones principales

• Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz.
• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes.
• Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos.
• Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos.
• Archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos.
• Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
• Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
• Gestionar y realizar reportes de gastos.

Interacción con la gente

Las Secretarias Ejecutivas deben prestar especial atención a la manera en que son percibidas por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes habilidades de servicio al cliente; además, la candidata perfecta deberá ser educada y protocolaria en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta.

Computadora

En cuanto a la computadora, deben dominar la redacción de cartas y otros documentos, conocer el adecuado uso de Internet y de las redes sociales más importantes. 

Observa este video y toma notas...

TAREA

Partiendo del material que acabas de estudiar, ¿Cuáles crees que son las 3 principales características de una Secretaria Ejecutiva? Explica brevemente por qué.

Envía tu respuesta al (829) 921-5514, o al correo: picosinc@gmail.com

En la próxima clase trataremos con más profundidad los temas:

Imagen personal

Relaciones humanas

Reglas de cortesía

¡Hasta la próxima!