SECRETARIADO EJECUTIVO

Muchas empresas necesitan urgentemente saber cómo archivar documentos, y así aumentar la  productividad y eficiencia  de sus procesos de trabajo. La búsqueda de documentos es uno de los  mayores detractores del tiempo en la oficina.  Como empresa experta en la organización de archivos y la gestión de documentos, queremos darles unos simples consejos para organizar efectivamente su archivo. Cómo Archivar Documentos en una Empresa   1. Los archivos  deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro. 2. Cada carpeta   debe ser rotulada  con la información que nos permita identificar su contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente. Esto agiliza la búsqueda de documentos de manera eficaz. 3. Pueden utilizarse carpetas de colores,  o bien etiquetas de color. Esto nos permitirá en todo momento identifica...

  Por favor, entre al siguiente enlace excelente fuente  para estudiar el tema: archivo de documentos.  https://es.wikihow.com/archivar Luego les invitamos a ver este video, con algunos consejos de  BG&A Abogados Corporativos. Este es un tema muy importante. Una buena secretaria o asistente, debe ser capaz de implementar un buen sistema de archivos. Cada empresa tiene sus reglas, pero es necesario conocer la metodología general. Le recomendamos socializar con alguna secretaria que maneje archivos, para que le explique el método utilizado en su oficina. También puede hacer prácticas, comprando un acordeón de archivar.  ¡Éxitos!

ELABORACIÓN DE LA MINUTA Te invitamos a entrar a este enlace, para que te familiarices con el concepto de MINUTA, el documento que se elabora durante una reunión y que recoge los aspectos más relevantes de la misma. Como Secretaria Ejecutiva o como Asistente Ejecutivo te puede tocar elaborar la minuta de una reunión, por eso es muy importante que comprendas el concepto.  Recuerda que tienes diccionarios en línea, para verificar cualquier palabra que no comprendas, Por favor, entra al siguiente enlace y cuando concluyas, regresa aquí. https://www.perucontable.com/empresa/hacer-minuta-reunion/ Te puede ayudar ver el breve video que presentamos a continuación, para reforzar este tema: Pregúntale a personas con experiencia como secretarias ¿cómo elaboran las minutas en su centro de trabajo? ¿CÓMO HABLAR EN LAS REUNIONES? Te invitamos a estudiar esta infografía, que te instruye sobre el tema de la oratoria en las reuniones. Son algunos consejos básicos que te podrán ayudar a tener ...

FORMAS DE LA MESA Y CLIMA DE LA REUNIÓN Cada mesa genera de por sí un clima de trabajo diferente según sea redonda, cuadrada, rectangular.  Estoy hay que tenerlo muy presente a la hora de amueblar las salas de reuniones de tu empresa o cuando tengas que alquilar una fuera de la oficina. Mesa redonda Las mesas redondas son ideales para las reuniones de equipos, en las que se va a hablar de tareas comunes porque facilitan la sensación de igualdad entre todos y ser más participativos. Las mesas redondas  ayudan a crear ambientes más distendidos y cordiales. Mesa cuadrada La mesa cuadrada es la ideal para personas del mismo rango jerárquico cuando hay más de 2 participantes en la reunión, es decir, cuando rodean la mesa. En este caso ocurre lo mismo que con la mesa redonda, favorecen la colaboración. Sin embargo, cuando la reunión es solo entre dos personas, se pueden provocar dos situaciones distintas:  colaboración o confrontación , tal y como comentado en líneas anteriores...

Primero veamos este interesante video,  con recomendaciones para ser un buen coordinador de una reunión:  Lugares en la mesa de reuniones o negociaciones El tipo de mesa de una sala de reuniones tiene una gran influencia en el clima y desarrollo de la negociación. Si además sumamos esto al lugar en el que te sientas, los demás se relacionarán contigo de una forma más colaborativa o más agresiva. Por ejemplo, las personas con poder y los líderes muchas veces se sientan en los extremos de la mesa para que los demás reconozcan su autoridad. Otras veces se sientan en el centro para mantener una relación de igualdad. Por otro lado, tener ciertas nociones básicas en estos aspectos de protocolo empresarial, te ayuda a saber quién es quién en una reunión, algo fundamental a la hora de negociar acuerdos, contratos, etc. Sin embargo, muchas personas no tienen claro dónde deben sentarse cuando entran en la sala de reuniones. Otras simplemente toman asiento en el sitio que más les gusta. ...